ফাইলের জটলা কমিয়ে বাঁচাবে সময় গুগল ড্রাইভের ৬ ফিচার

ক্লাউডে ফাইল সংরক্ষণের জন্য অন্যতম জনপ্রিয় গুগল ড্রাইভ। ছবি, পিডিএফ, ডকুমেন্ট কিংবা গুরুত্বপূর্ণ নথি অনলাইনে রেখে দেয়ার কাজে নিয়মিতই ব্যবহার করা হয় প্লাটফর্মটি। তবে শুধু ফাইল জমিয়ে রাখাই গুগল ড্রাইভের কাজ নয়। সময়ের সঙ্গে এতে যুক্ত হয়েছে এমন বেশ কিছু সুবিধা, যেগুলো ফাইল খোঁজা, গোছানো ও ব্যবস্থাপনার কাজ অনেক সহজ করে দিতে পারে।

এমন ছয়টি সুবিধা আছে যেগুলো নিয়মিত ব্যবহার করলে ড্রাইভে জমে থাকা অসংখ্য ফাইল সামলাতে সময় ও পরিশ্রম দুটোই কমতে পারে।

 ৬৪ জেলায় বিনামূল্যে ফ্রিল্যান্সিং প্রশিক্ষণ দেবে সরকার

ফোনেই কাগজের নথি স্ক্যান

কোনো কাগজপত্র, রসিদ, ফরম বা হাতে লেখা নোট ডিজিটাল করে রাখতে আলাদা স্ক্যানার অ্যাপ ব্যবহারের প্রয়োজন নাও হতে পারে। গুগল ড্রাইভের মোবাইল অ্যাপেই রয়েছে বিল্ট-ইন স্ক্যানার। অ্যান্ড্রয়েড ফোনে ড্রাইভ অ্যাপ খুলে ‘+’ আইকনে চাপ দিয়ে 'স্ক্যান' নির্বাচন করলে ক্যামেরা দিয়ে নথির ছবি তোলা যায়। ছবি তোলার পর ড্রাইভ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথির প্রান্ত শনাক্ত করে সেটিকে পিডিএফে রূপান্তর করতে পারে। প্রয়োজনে ছবি ক্রপ, ঘোরানো বা কিছুটা পরিষ্কার করার সুবিধাও রয়েছে। স্ক্যান করা নথি সরাসরি ড্রাইভে সংরক্ষণ করা যায়।

ফাইলের নাম মনে না থাকলেও খুঁজে পাওয়া যাবে

অনেক সময় ফাইলের নাম মনে থাকে না, কিন্তু ফাইলটির ভেতরে কী লেখা ছিল, সেটি মনে থাকে। এ ক্ষেত্রে গুগল ড্রাইভের ওসিআর বা অপটিক্যাল ক্যারেকটার রিকগনিশন প্রযুক্তি কাজে লাগতে পারে। এই প্রযুক্তি, নথির ছবির ভেতরে থাকা লেখাকে শনাক্ত করে সেটিকে অনুসন্ধানযোগ্য করে তোলে। ফলে শুধু ফাইলের নাম নয়, নথির ভেতরে থাকা কোনো শব্দ বা বাক্যাংশ দিয়েও ফাইল খুঁজে বের করা সম্ভব হয়। বিশেষ করে স্ক্যান করা নথি বা ছবি আকারে সংরক্ষিত তথ্যের ক্ষেত্রে এ সুবিধা বেশ কার্যকর।

এলোমেলো ফাইল গোছাতে পারে জেমিনাই

ড্রাইভে দীর্ঘদিন ধরে ফাইল জমতে থাকলে অনেক সময় কোন ফাইল কোন ফোল্ডারে রাখা উচিত, তা ঠিক করা কঠিন হয়ে পড়ে। এ কাজেও এখন কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার সহায়তা নেয়ার সুযোগ রয়েছে। জেমিনাই, ফাইলের বিষয়বস্তু ও ব্যবহারকারীর কাজের ধরন বিবেচনা করে ফাইল কোথায় রাখা যেতে পারে, সে বিষয়ে পরামর্শ দেয়। প্রয়োজনে নতুন ফোল্ডার তৈরির তাগিদও দিতে পারে। তবে এ সুবিধা বর্তমানে ড্রাইভের ওয়েব সংস্করণে ইংরেজি ভাষায় এবং নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টে সীমিতভাবে পাওয়া যাচ্ছে।

গুরুত্বপূর্ণ ফাইল দ্রুত খুঁজতে বিশেষ ব্যবস্থা

প্রতিদিনের কাজে কিছু ফাইল বারবার প্রয়োজন হয়। প্রতিবার সেগুলো খুঁজে বের করার বদলে গুরুত্বপূর্ণ ফাইলকে 'স্টারড' করে রাখা যায়। গুগল ড্রাইভে তারকা চিহ্ন দেয়া ফাইলগুলো আলাদা করে দ্রুত খুঁজে পাওয়া যায়। গুরুত্বপূর্ণ রিপোর্ট, কাজের নথি, প্রয়োজনীয় ফরম বা নিয়মিত ব্যবহৃত ডকুমেন্টের ক্ষেত্রে এ সুবিধা বেশ কার্যকর।

জেমিনাই দিয়ে ফাইলের বিষয়বস্তু বিশ্লেষণ

গুগল ড্রাইভে জেমিনাই ব্যবহারের পরিধি শুধু ফাইল গোছানোর মধ্যেই সীমাবদ্ধ নয়। নির্দিষ্ট ফোল্ডারের ভেতরে থাকা ফাইল সম্পর্কে সারসংক্ষেপ তৈরি করা বা একাধিক নথির তথ্য একসঙ্গে বিশ্লেষণ করার মতো কাজেও এটি ব্যবহার করা যায়। যেমন, একই প্রতিবেদনের দুটি সংস্করণের মধ্যে পার্থক্য খুঁজে বের করা, একাধিক রিপোর্টের তথ্য তুলনা করা কিংবা কোনো ফোল্ডারে থাকা নথিগুলোর সামগ্রিক বিষয়বস্তু সম্পর্কে ধারণা নেয়ার মতো কাজে জেমিনাই সাহায্য করতে পারে।